AZI, de la AFIR: instrucțiuni de plată pentru beneficiarii submăsurilor 4.1a și 19.2

Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale (AFIR) a publicat luni instrucțiunile de plată pentru beneficiarii submăsurilor 4.1a – „Investiții în exploatații pomicole” și 19.2 – „Sprijin pentru implementarea acțiunilor în cadrul strategiei de dezvoltare locală”.

AgroTV vă prezintă mai jos documentul care precizează condițiile, procedurile pe care beneficiarii celor două sumbăsuri trebuie să le respecte, precum și documentele pe care trebuie aceștia trebuie să le prezinte către AFIR, prin unitățile sale teritoriale (OJFIR – oficii județene/CRFIR – centre regionale):

1. INFORMAŢII CU CARACTER GENERAL

Declarația de eșalonare se încarcă de beneficiar online și se transmite prin intermediul sistemului electronic la OJFIR/CRFIR pentru verificare. Aceasta se încarcă în format electronic (pdf. editabil) și în format pdf. cu semnătura electronică/ olografă a beneficiarului/ reprezentantului legal.

În cazul Declarației de eșalonare de tip “Rectificate” se încarcă și un memoriu justificativ în format pdf. cu semnătura electronică/ olografă a beneficiarului/ reprezentantului legal, însoțit de alte documente justificative, după caz.

Dosarul Cererii de Plată se încarcă și transmite de beneficiar online, conform ultimei Declarații de eșalonare validate și se transmite prin intermediul sistemului electronic la OJFIR/CRFIR pentru verificare. Documentele încărcate de beneficiar online trebuie să respecte cerințele menționate la Secțiunile A și B din prezenta Instrucțiune de plată.

Răspunsul la informațiile suplimentare solicitate de OJFIR/CRFIR/AFIR prin intermediul sistemului informatic se vor încărca și transmite de beneficiar online.

Pentru asistență la depunerea online, inclusiv “OneDrive” beneficiarii au la dispoziție Instrucțiuni de utilizare ale aplicației și clarificări postate pe site-ul AFIR.

Semnătura electronică aplicată de beneficiar pe documentele transmise trebuie să fie validă și să fie emisă de un furnizor înscris în lista oficială a Uniunii Europene – verificarea se realizează cu ajutorul Adobe Acrobat Reader DC.

În cazul submăsurii 19.2 și al măsurilor pe tranziție, Dosarele cererilor de plată se depun în format letric, într-un singur exemplar la Oficiul Judeţean pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale (OJFIR) în cazul proiectelor fără C+M -și la Centrul Regional pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale (CRFIR) în cazul proiectelor cu C+M, la care ataşează pe suport electronic documentele întocmite de beneficiar. Dosarul Cererii de Plată trebuie să cuprindă următoarele documente justificative:

1. Cererea de plată şi anexa – Identificarea financiară;
2. Declaraţia de cheltuieli, care va avea ataşate:

– Copiile facturilor;

Copiile documentelor de plată (sau documente doveditoare cu valoare echivalentă) pentru plățile care nu au fost efectuate prin Trezorerie;

– Copiile extraselor de cont (sau documente doveditoare cu valoare echivalentă), inclusiv cele pentru justificarea modului de utilizare a avansului şi a cofinanţării private (la prima tranșă de plată);

– Copiile Adeverinţelor ISC (Adeverinţei ISC 0,1% și Adeverinţei ISC 0,5% – dacă este cazul);

– Copiile altor tipuri de Adeverinţe, 1%, etc., (în cazul eliberării acestora de către consiliile locale/ judeţene sau alte instituţii pentru obținerea de avize, acorduri, autorizaţii etc);

3. Contractul de vânzare-cumpărare al mașinii/ utilajului/ echipamentului și anexa la contract (în cazul achizițiilor directe prin utilizarea Bazei de date cu prețuri de referință);
4. Contractul de cesiune de creanță (dacă este cazul);
5. Garanţia de bună execuţie pentru lucrări/ servicii (constituită prin emiterea unei scrisori de garanție bancară, a unei polițe de asigurare, fie prin emiterea unui document de plată – ordin de plată, CEC, bilet la ordin), (dacă este cazul);

6. Contractul de asigurare a lucrărilor pe perioada execuţiei (pentru beneficiarii care au achiziţii de lucrări realizate conform Legii 98/ 2016);

7. Autorizaţia de construire (pentru achiziţii de lucrari, atât pentru lucrarile de bază, cât şi pentru lucrările cu caracter provizoriu, acolo unde este cazul); se va depune la tranşa de plată în care se solicită spre autorizare și lucrări);
8. Raportul de execuţie AP 1.3 și anexa – Centralizatorul proceselor verbale;

9.Certificatele de calitate (conformitate) pentru bunurile achiziţionate/materialele folosite la lucrări;

10. Copiile Declaraţiilor vamale (pentru importurile directe din afara spațiului UE) Importul reprezintă intrarea de bunuri din afara spațiului comunitar).;
11. Ordinul de începere al lucrărilor (unde este cazul, la prima cerere de plată, inclusiv înfiinţare plantaţii pomicole) se va depune la tranșa la care se solicită decontarea lucrărilor de construcții);
12. Procesul verbal de recepție la terminarea lucrărilor (unde este cazul);
13. Procesele verbale de recepție parțială pentru bunurile a căror achiziție se derulează în etape succesive, ex: linii tehnologice, echipamente, utilaje cu montaj etc., se vor prezenta de beneficiar la tranșele intermediare la care se achiziționeaăa acestea;
14. Procesele verbale de punere în funcțiune a bunurilor achiziționate;
15. Procesele verbale de predare – primire primire a serviciilor achiziţionate (unde este cazul);
16. Devizele financiare pentru servicii (unde este cazul);
17. Situaţiile de plată pentru lucrările executate şi centralizatoarele situaţiilor de plată (unde este cazul);
18. Fotografii ale investiției (cu excepția ultimei tranșe, când se efectuează obligatoriu vizita la locul investiției);
19. Contractul de leasing financiar (unde este cazul) (cu condiția depunerii și a documentului prin care se face dovada constituirii dreptului de proprietate al beneficiarului asupra bunului);
20. Documentele emise de autorităţile de mediu, sanitar şi sanitar veterinar, după caz (la ultima cerere de plată);
21. Declarația pe proprie răspundere a beneficiarului AP 1.4 privind respectarea criteriilor de

eligibilitate, evitarea dublei finanțari, etc. (la fiecare tranșă de plată);

22. Copiile documentelor contabile: situația contului 4751, Registrul jurnal de încasari și plăți, Balanța de verificare, Fișa mijlocului fix, după caz, semnate de beneficiar (cu excepția Dosarului Cererii de plată tranșă unică/ finală);

• Documente specifice subMăsurii 4.1a, 19.2 (4.1a):

1. Introducerea sistemului de plată pe baza costurilor standard şi contribuţia în natură în cazul înființării /reconversiei plantațiilor pomicole, cu respectarea articolului 62 (2)/1305/2013 şi a articolului 69 (1) al R 1303/2013.

– În cazul înfiinţării/reconversiei plantațiilor pomicole cheltuielile solicitate la plată în baza costurilor standard, aferente înfiinţării plantaţiei trebuie să fie identice cu costurile standard şi contribuţia în natură conform Contractului de finanţare – anexei III – Bugetul indicativ – și din în fişa submăsurii 4.1a, în secțiunea ,,Sume aplicabile și rate de sprijin”- (verificările care se fac sunt pe teren și vizează lucrări de infiinţare şi/sau reconversie, respectiv operaţiuni cuprinse in costurile standard simplificate și contribuție în natură, suprafețele aferente plantației în cauză, densitatea puietilor în teren și alte asemenea elemente prevăzute în proiectul tehnic de infiinţarea plantaţiei. De asemenea se va verifica Ordinul de începere a lucrărilor (sau şi alte documente).

În cazul operaţiunilor solicitate în baza costului standard nu este necesară depunerea facturilor. În cazul in care beneficiarul (neplătitor de TVA) solicită rambursarea taxei pe valoarea adaugată eligibilă, aferentă cheltuielilor solicitate la plată în baza costurilor standard, acesta va prezenta în cadrul dosarului cererii de plată, facturile și documentele de plată prin care demonstrează că a plătit integral taxa pe valoare adaugată.

2. Acordul de principiu privind  includerea în Sistemul Naţional Antigrindină şi de Creştere a Precipitaţiilor (SNACP), în cazul achiziţiilor de generatoare terestre antigrindină;

În cazul achiziţionarii de generatoare terestre antigrindina (GTA), beneficiarul trebuie să obţina Acordul de principiu privind  includerea în SNACP de la Autoritatea pentru Administrarea Sistemului Naţional Antigrindină şi de Creştere a Precipitaţiilor ( AASNACP), care este autoritatea publică centrală responsabilă pentru domeniul intervențiilor active în atmosferă şi care asigură managementul Sistemului Naţional Antigrindină şi de Creştere a Precipitaţiilor. Documentul se va prezenta la ultima tranşă de plată. Acesta trebuie sa fie emis pe numele beneficiarului finanțării nerambursabile, datat şi semnat de autoritatea emitentă și să fie în perioada de valabilitate.

Sau

Documentele privind iniţierea demersurilor necesare obținerii documentului respectiv și Angajamentul beneficiarului cu privire la prezentarea unor avize/ autorizații/certificate AP 1.4.1, cu excepția cazurilor în care se menționează în SDL.

3. Certificatul fitosanitar pentru materialul de înmulţire şi plantare fructifer /stoloni de căpşuni (după caz) Certificatul se emite în conformitate cu prevederile HG nr. 1619/2003 pentru modificarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanţei Guvernului nr. 136/2000 privind măsurile de protecţie împotriva introducerii şi răspândirii organismelor de carantină dăunătoare plantelor sau produselor vegetale în România – M Of 054/22.01.2004 (Anexa 5), precum și în conformitate cu prevederile Legii nr. 266/2002 privind producerea, prelucrarea, controlul și certificarea calității, comercializarea semințelor și a materialului săditor, precum şi înregistrarea soiurilor de plante – M Of 343/23.05.2002, cu modificările și completările ulterioare.
4. Documentul de calitate şi conformitate al furnizorului pentru materialul de înmulţire şi plantare fructifer / material saditor/ stoloni de căpşuni care atestă că este din categoria biologică certificat sau dintr-o categorie superioară, cu excepția nucului şi alunului, care poate fi material de plantare CAC (conformitas agraria communitatis);

sau

Paşaportul fitosanitar pentru materialul de înmulţire şi plantare fructifer pomicol/ material săditor/stoloni de căpşuni;

Poliţă de asigurare pentru plantaţii pomicole, poate să asigure riscurile generale: grindină, incendiu, efecte directe ale ploii torenţiale, furtună, prăbuşire/alunecare de teren cultivat, îngheț târziu de primavară şi îngheţ timpuriu de toamnă. Poliţa de asigurare prezentată de beneficiar certifică încheierea contractului de asigurare și trebuie să fie emisă pentru beneficiarul finanțării și să fie valabilă la data depunerii ultimei cereri de plată.

Beneficiarii care nu pot prezenta la ultima tranșă de plată polița de asigurare (doar pentru plantații de arbuști, căpșuni, trandafiri) deoarece nu au identificat nicio companie care să încheie polițe de asigurare pentru aceste plantații, vor depune o notificare semnată în care se menționează că nu au putut încheia poliță de asigurare, însoțită de cel puțin două adrese de la societăți de asigurare din care să rezulte că nu asigură aceste plantații.

6. Certificatul de confirmare că exploataţia/ operatorul se află în perioada de conversie eliberat de Organismul de inspecție şi certificare cu care producătorul a încheiat contractul trebuie să fie emis pentru beneficiarul finanțării si să se afle în perioada de valabilitate (la ultima cerere de plată).
7. Fișa de inregistrare ca producător și/sau procesator în agricultura ecologică, eliberată de DAJ, însoțită de contractul încheiat cu un organism de inspecție și certificare în cazul investițiilor noi sau în cazul modernizării exploatațiilor care obțin după implementarea proiectului, un produs ecologic sau Certificat de conformitate a produselor agroalimentare ecologice emis de un organism de inspecţie şi certificare, conform prevederilor OUG 34/2000 privind produsele agroalimentare ecologice cu completările și modificările ulterioare pentru aprobarea regulilor privind organizarea sistemului de inspecție și certificare în agricultura ecologică (pentru modernizări în vederea obținerii unui produs existent) (la ultima cerere de plată) trebuie să fie completate, datate și semnate de Organismul de inspecție și certificare cu care producătorul a încheiat contractul și să fie emise pentru beneficiarul finanțării.

Sau

Documentele privind iniţierea demersurilor necesare obținerii documentului respectiv și Angajamentul beneficiarului cu privire la prezentarea unor avize/ autorizații/certificate AP 1.4.1, cu excepția situatiei în care sprijinul a fost majorat datorită investițiilor legate de agricultura ecologică.

8. Aviz de gospodărirea apelor/Autorizaţie de gospodărire a apelor ANAR sau alt document emis de ANAR pentru achiziții de sisteme de irigații. Aviz emis de ANIF/ Document emis de OUAI- privind acordul de branșare/ Document privind acordul de branșare emis de entitatea care administrează sursa de apă – după caz, (la ultima cerere de plată) trebuie să fie completate, datate și semnate de autoritatea competentă.

Sau

Documentele privind iniţierea demersurilor necesare obținerii documentului respectiv și Angajamentul beneficiarului cu privire la prezentarea unor avize/ autorizații/certificate AP 1.4.1, cu excepția cazurilor în care se menționează în SDL.

9. Autorizaţia pentru producerea semințelor și materialului săditor, Autorizația de producere și prelucrare a semințelor și materialului săditor/ Autorizația de producere, prelucrarea şi comercializarea seminţelor certificate şi a materialului săditor eliberată de Inspectoratul Teritorial pentru Calitatea Semințelor și Materialului Săditor (ITCSMS), pentru soiurile care se regăsesc în Catalogul oficial al soiurilor de plante de cultură (ISTIS).

Sau

Documente solicitate producătorilor agricoli: Factura fiscală de achiziție a semințelor și documentul oficial de certificare a lotului de sămânță/ buletinul de analiză oficială cu mențiunea ”sămânță admisa pentru însămânțare” sau”necesar propriu”/ documentul de calitate și conformitate al furnizorului/ orice alt document echivalent documentelor menționate ( ex. etichetă oficială) (la ultima tranță de plată, după caz și în funcție de situația beneficiarului).

Sau

Documentele privind iniţierea demersurilor necesare obținerii documentului respectiv și Angajamentul beneficiarului cu privire la prezentarea unor avize/ autorizații/certificate AP 1.4.1, cu excepția cazurilor în care s-a obtinut punctaj la criteriul de selecție relevant, sau se menționează în SDL.

10. Documente emise de autoritatile de mediu, sanitar şi sanitar veterinara se vor prezenta, după caz, de către beneficiar la ultima cerere de plată, după finalizarea investiţiei realizată prin Program FEADR.

Autorizaţie de mediu / Nota de constatare / alt document de la ANPM/ GNM, conform Protocolului, care confirmă dreptul de funcţionare în condiţiile legii (la ultima tranşă de plată).

Documentul emis de DSP conform Ordinului 1030/ 20.08.2009 cu modificările și completările ulterioare (procedura autorizării sanitare se face în baza referatului de evaluare și se aplică activităţilor/obiectivelor reglementate prin legi speciale, la solicitarea titularilor activităţilor, persoane fizice şi juridice)

Autorizaţie sanitară veterinară emisă de DSVSA doar pentru investiţii noi care vizează procesarea produselor agro-alimentare ( la ultima tranşă de plată).

11. Document emis de OIPA din care să reiasă că beneficiarul și, daca este cazul, terțele persoane cu care acesta încheie contracte, are/au calitatea de membru al acesteia și:

– Contracte cu membrii OIPA în vederea procesării/ condiționării și comercializaării producției proprii;

– Contracte cu persoane juridice prin care se realizează comercializarea produselor proprii;

– Document emis de Cooperativa/ Grupul de producători/ Organizația de producători din care să reiasă că beneficiarul este și, dacă este cazul, terțele persoane cu care acesta încheie contracte are/ au calitatea de membru al acestuia, însoțit de Statutul Cooperativei;

– Contracte cu Cooperativa/ GP/ Organizația de producători din care face parte în vederea procesării/ comercializării producției proprii – la ultima tranșă de plată, în funcție de situație, trebuie să fie datate, semnate și să fie în perioada de valabilitate.

Sau

Documentele privind iniţierea demersurilor necesare obținerii documentului respectiv și Angajamentul beneficiarului cu privire la prezentarea unor avize/ autorizații/certificate AP 1.4.1, cu exceptia cazurilor in care s-a obtinut punctaj sau se mentioneaza in SDL.

În cazul contractelor comerciale încheiate în vederea procesării/condiționării și comercializării producției agricole acestea trebuie să prevadă pentru îndeplinirea criteriului de selecție, tipul și obiectul contractului, cantitatea de materie primă procesată/condiționată și comercializată, locul desfăşurării activităţilor, precum și condiții comerciale negociate de părți. În cazul contractelor comerciale încheiate în vederea procesării producției agricole acestea trebuie să prevadă pentru îndeplinirea criteriului de selecție, tipul și obiectul contractului (prestare serviciu sau achiziție materie primă) cantitatea de materie primă procesată, locul desfăşurării activităţii, precum și condiții comerciale negociate de părți.

12. Documentul care atesta formarea profesionala se va prezenta la ultima transa de plata daca acesta nu a fost depus la momentul incheierii contractului de finantare (conform mentiunilor facute de expertul verificator in fisa E 1.2)

13. Fișa de verificare a conformității emisă de GAL.

În cazul proiectelor depuse prin GAL în cadrul submăsurii 19.2, beneficiarii au obligația de a depune toate cererile de plată inițial la GAL pentru efectuarea conformității (cu excepția proiectelor în cadrul cărora GAL este beneficiar), iar ulterior, odată cu depunerea dosarului cererii de plată la OJFIR/ CRFIR se va prezenta și fișa de verificare a conformității emisă de GAL.

• Modelele de formulare care trebuie completate de beneficiar (Declaraţia de eşalonare a plaţilor, Cererea de plată, Declaraţia de cheltuieli, Raportul de execuţie și anexa – Centralizatorul proceselor verbale, Declaraţia pe propria raspundere a beneficiarului) sunt disponibile pe site-ul AFIR (www.afir.info)

Pentru încărcarea formularelor tip (Declarație de eșalonare, Cerere de plată, declarație de cheltuieli, declaratia pe proprie raspundere etc.), beneficiarul va utiliza cele mai recente documente în format electronic (pdf. editabil) postate pe site-ul AFIR (www.afir.info) la secțiunea INFORMAȚII UTILE – Tipizate;

• Dosarele Cererilor de plată se depun în conformitate cu Declaratia de esalonare a depunerii Dosarelor Cererilor de Plata AP 0.1 „Inițială”.
• Beneficiarul va depune la SAFPD OJFIR/ CRFIR Declaraţia de eşalonare a depunerii DosarelorCererilor de Plată AP 0.1“Inițială”, inclusiv cea pentru TVA, in cazul beneficiarilor publici, în maxim 30 de zile de la avizarea primului dosar de achiziţie, cel tarziu odata cu depunerea primei transe de plata.
• Pentru a putea solicita decontarea de la bugetul de stat a cheltuielilor cu TVA conform prevederilor OUG nr. 49/ 2015, cu modificarile si completarile ulterioare, beneficiarul trebuie să se încadreze în prevederile art. 43 din același act normativ și să aibă precizate în Contractul de finanțare, cu modificările și completările ulterioare, prevederile referitoare la posibilitatea decontării cheltuielilor cu TVA de la bugetul de stat.

• Orice modificare (modificare termen sau valoare) a Declaraţiei de eşalonare a depunerii Dosarelor Cererilor de Plată se va face în baza unui Memoriu justificativ. În acest caz, beneficiarul va depune o Declaraţie de eşalonare a depunerii Dosarelor Cererilor de Plata AP 0.1 Rectificata.
• În cazul prezentării de către beneficiar a Dosarelor Cererilor de Plată în termene mai scurte decât cele prevăzute în Declaraţia de eşalonare AP 0.1 sau cu valori mai mari decât valoarea tranșei conform Declaraţiei de eşalonare AP 0.1, acesta va depune odată cu Dosarul Cererii de Plată, o Declaraţie de eşalonare a depunerii Dosarelor Cererilor de Plată AP 0.1 „Rectificată”. În cazul Declarației de eșalonare de tip “Rectificate” se încarcă și un memoriu justificativ în format pdf., însoțit de alte documente justificative, după caz.
• Obligația înscrisă în Contractul de finanțare cu privire la termenul de depunere a cererii pentru prima tranșă de plată se consideră respectată doar dacă Dosarul Cererii de plată este depus online/ depus letric în cazul sM 19.2 (4.1a), înainte de expirarea termenului.
• Termenul de depunere a primei tranșe de plată (avansul nu reprezintă tranșă de plată) este de 6 luni pentru proiectele fara C+M si respectiv 12 luni pentru proiectele cu C+M si cele care prevăd plantarea de specii perene agricole si forestiere. Aceste termene se pot prelungi cu cel mult 12 luni pentru proiectele aferente sesiunilor de depunere organizate înainte de intrarea în vigoare a HG 829/2021 pentru modificarea si completarea HG 226/2015, sau cu cel mult 3 luni pentru proiectele aferente sesiunilor de depunere organizate după intrarea în vigoare a HG 829/2021, pentru modificarea si completarea HG 226/2015 (respectiv data de 09 august 2021) cu plata penalităţilor prevăzute în contractul de finanţare. În cazul prelungirii cu cel mult 3 luni a termenului pentru depunerea cererii pentru prima tranșă de plată, beneficiarii privați trebuie să facă dovada demarării execuției investiției. Demararea executiei investitiei este considerată îndeplinită dacă beneficiarul are avizul favorabil al AFIR pentru un dosar de achiziții de cel puțin bunuri. În acest caz, după aprobarea prelungirii termenului de depunere, beneficiarul va depune o declarație de eșalonare Rectificată. În cazul în care prima tranșă este pentru un proiect aferent sesiunilor de depunere organizate după intrarea în vigoare a HG 829/2021, pentru modificarea si completarea HG 226/2015 (respectiv data de 09 august 2021) obligația înscrisă în Contractul de finanțare cu privire la termenul de depunere a cererii pentru prima tranșă de plată se consideră respectată daca dosarul cererii de plata este declarat eligibil de catre AFIR;

Atenție! Având în vedere cerința cu privire la eligibilitatea cererii de plată beneficiarii trebuie sa depună cererea de plata cu cel puțin 25 de zile lucratoare înainte de expirarea termenului de 6 luni de la data semnării contractului de finanţare, în cazul proiectelor pentru investiţii în achiziţii simple, respectiv 12 luni, în cazul proiectelor pentru investiţii ce presupun construcţii-montaj, de la data semnării contractului de finanţare.

Cererea pentru prima tranșă de plată se poate depune și ulterior termenului de 25 de zile lucrătoare menționat, dar înainte de expirarea termenului de 6/12 luni, după caz, de la semnarea contractului de finanțare, caz în care beneficiarul va depune odată cu cererea de plată și solicitarea de prelungire a termenului de depunere a primei cereri de plată, pentru acoperirea situației în care tranșa depusă nu este eligibilă, în urma finalizării verificărilor la AFIR (pentru încadrarea în termenul de depunere a solicitării de prelungire, cu parcurgerea fluxului de aprobare/neaprobare a solicitării doar în situația de neeligibilitate a cererii de plată).

Atenție!

Nerespectarea termenului de 6/12 luni, după caz, de la semnarea contractului de finanțare, pentru depunerea cererii eligibile pentru prima tranșă de plată sau pentru depunerea solicitării de prelungire a termenului, este sancționată cu rezilierea contractului de finanțare conform HG nr. 226/2015, cu modificările și completările ulterioare, cu demararea procedurii de constatare nereguli si recuperare datorii în cazul în care beneficiarul a primit avans.

• Ultima cerere de plata trebuie sa se depuna cu cel putin 90 de zile calendaristice inainte de expirarea duratei de executie mentionata in contractul de finantare/ actul aditional.
• În cazul proiectelor care includ investiţii aferente mai multor acţiuni/ componente, Dosarul cererii de plata trebuie sa cuprindă câte o Declaraţie de cheltuieli distinctă pentru fiecare acţiune/ componenta. Celelalte documente din Dosarul cererii de plată (facturi, procese verbale, situaţii de lucrări etc) trebuie sa fie elaborate în mod distinct pentru fiecare acţiune/ componentă, precizându-se pe documentul respectiv tipul de acţiune/ componentă la care se refera.
• Decontarea cheltuielilor efectuate aferente investiţiei de bază se poate realiza în 5/7 tranşe de plată, dupa caz, conform Contractului de finantare/actelor aditionale la Contractul de finantare.

Beneficiarul se va asigura că nu vor fi incluse în Dosarul cererii de plată cheltuieli realizate în baza unor contracte de achiziție pentru care nu a primit avizul favorabil al OJFIR/ CRFIR, cu exceptia achizitiilor realizate prin Baza de date cu preturi de referință.  

În cazul în care beneficiarul optează pentru plata avansului, conform contractului de finanţare/ actului adiţional, acesta va depune:

• formularul Cererii de plată AP 1.1 – Avans şi anexa – Identificarea financiară;
• Garanţia financiara în original / Poliţa de asigurare în original;
• Declaraţia pe proprie raspundere a beneficiarului.
• Alte documente, după caz.

Pentru a putea beneficia de avans beneficiarul este obligat sa faca dovada obtinerii avizului favorabil din partea AFIR a unei proceduri de achizitii (inclusiv prin prezentarea contractului de vanzare cumparare in cazul achizitiei prin BDPR a AFIR) si sa depuna o garantie financiara care sa acopere suma solicitata in avans in procent de 100%, eliberata de o institutie financiara bancara sau nebancara inscrisa in Registrul Special al Bancii Nationale a Romaniei din secțiunea Registre BNR de pe site-ul www.bnro.ro

sau

poliță de asigurare eliberata de o societate de asigurari autorizata conform legislatiei nationale in vigoare, respectiv conform LEGII nr. 32 din 3 aprilie 2000 privind societăţile de asigurare şi supravegherea asigurărilor cu modificările și completările ulterioare. Conform prevederilor Hotararii 226/ 2015, cu modificările și completările ulterioare se verifică dacă societatea de asigurări emitentă este înscrisă în Lista societăților de asigurare autorizate de A.S.F. de pe site-ul www.asfromania.ro;

Acestea trebuie, constituite la dispozitia AFIR pentru intreaga perioada de executie a contractului.

Utilizarea avansului se justifica de catre beneficiar pe baza de documente pana la expirarea duratei de executie a contractului de finantare, respectiv la ultima transa de plată.

Avansul poate fi utilizat doar pentru plata cheltuielilor eligibile și neeligibile prevăzute în bugetul aprobat anexă la Contractul de finanțare cu modificările și completările ulterioare.

În acest sens, la fiecare tranșă de plată, beneficiarul va atașa Dosarului cererii de plată extrasul de cont cuprinzând toate operațiunile efectuate de la momentul acordării avansului pentru a demonstra utilizarea acestuia exclusiv pentru plata cheltuielilor cuprinse în bugetul indicativ. Extrasul de cont trebuie să îndeplinească cerințele menționate în prezenta Instrucțiune.

Avansul se recupereaza la ultima tranşă de plată. Pentru proiectele care au beneficiat de avans, valoarea finanţării nerambursabile esalonate de beneficiar la ultima tranşă de plată trebuie sa acopere cel puţin valoarea avansului acordat. În cazul în care, la ultima tranşă de plată, nu a fost justificat partial/ justificat integral avansul acordat, contravaloarea avansului nejustificat se va recupera conform legislației în vigoare.

Pentru rambursarea contribuţiei publice aferente cheltuielilor eligibile, conform prevederilor legislaţiei în vigoare, art 21 din OUG 49/2015, cu modificările şi completările ulterioare, beneficiarii privaţi pot depune cererea de plată fară a avea ataşate documentele de plata şi extrasele de cont care să justifice plata contribuţiei publice pentru facturile solicitate la plată. După finalizarea verificării cererii de plată şi plata contribuţiei publice aferente cheltuielilor eligibile, beneficiarii au obligaţia de a încărca online și transmite/ prezenta la sediul OJFIR/ CRFIR în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data încasării sumelor virate de către AFIR, dosarul cererii de plată pentru justificarea plaţii cheltuielilor declarate eligibile şi neeligibile (pentru întreaga valoare a facturilor solicitate),.*

Dosarul cererii de plata cuprinde următoarele documente:

1. Declaraţia de cheltuieli;
2. Copiile facturilor;
3. Copiile documentelor de plată;
4. Copiile extraselor de cont. În cazul plaţilor efectuate în valută către furnizorii externi, Extrasele de cont trebuie să fie emise de instituția bancară pentru beneficiarul finantarii și semnate de aceasta.
5. Situaţia contului 4751, Registrul jurnal de încasări şi plaţi, Registrul jurnal, Balanţa de verificare, Fişa mijlocului fix.

Neprezentarea în termen/prezentarea incompletă a documentelor menţionate anterior va conduce la restituirea sumelor primite de catre beneficiar.

Pentru decontarea TVA-ului conform prevederilor art 20 din OUG 49/ 2015, cu modificările și completările ulterioare, beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetelor locale pot depune cererea de plata fara a avea atasate documentele de plata si extrasele de cont care sa justifice plata TVA-ului pentru facturile care fac obiectul transei. Dupa finalizarea verificarii cererii de plata si plata contravalorii TVA-ului aferent cheltuielilor eligibile, beneficiarii au obligatia de a prezenta la sediul OJFIR/ CRFIR in termen de maxim 5 zile lucratoare de la data primirii Notificarii beneficiarului cu privire la confirmarea platii, Dosarul cererii de plata pentru justificarea platii TVA-ului aferent cheltuielilor declarate eligibile si neeligibile (pentru intreaga valoare a TVA-ului mentionata in factura), precum si documentele originale. Dosarul cererii de plata cuprinde următoarele documente:

1. Declarația de cheltuieli;
2. Copiile facturilor;
3. Copiile extraselor de cont.

Neprezentarea in termen/ prezentarea incompleta a documentelor mentionate anterior va conduce la restituirea sumelor primite de catre beneficiar.

• Dosarul Cererii de Plata trebuie să aiba fiecare pagina numerotata, având înscris pe ultima pagină numarul de pagini pe care le conţine, sa contina opis iar referintele din opisul Cerererii de plata sa corespunda cu numarul paginii la care se afla documentele din Dosarul Cererii de Plata (in cazul depunerii in format letric). Toate documentele din Dosarul cererii de plată care au regim de document tipizat vor fi în conformitate cu prevederile legale. La sediul beneficiarului trebuie să se regăsească originalele facturilor, adeverințelor, extraselor de cont, documentelor de plată, autorizațiilor și a altor documente asemenea, care au făcut obiectul unei cereri de plată.

• Facturile/ adeverintele emise trebuie să îndeplineasca urmatoarele cerinţe:
• sa fie emise pentru beneficiarul finanţării, să aibă formatul prevăzut de actele normative în vigoare şi să fie completate în conformitate cu acestea;
• data înscrisă pe factură/adeverinta să nu fie anterioară datei semnării contractului de finanţare cu Agenţia pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale, cu excepţia facturilor emise pentru costurile generale ale proiectului;
• data înscrisă pe factura să nu fie anterioara datei semnării contractelor de achiziţii în baza cărora a fost emisă;
• pe facturi sa fie mentionate numarul, data si/ sau obiectul contractului de achizitii pentru servicii/bunuri/lucrari in baza carora au fost emise;
• să fie menţionate numarul, data şi/sau obiectul contractului de achiziţii pentru servicii/bunuri/lucrari în baza carora au fost emise.

Beneficiarul trebuie să se asigure că valoarea cheltuielilor solicitate spre rambursare (valoarea din factura fară taxe recuperabile) se încadreaza capitole/subcapitole de cheltuieli din ultimul buget aprobat, completând în Declaraţia de cheltuieli încadrarea pe linii bugetare a cheltuielilor solicitate la plată. Cheltuielile care depaşesc valoarea din linia bugetara sunt considerate cheltuieli neeligibile și vor fi respinse de la plată.

Dacă se acopera cu o factură cheltuielile aferente mai multorcapitole/subcapitole ale bugetului, se va specifica, atât valoarea totala a facturii, cât şi valorile solicitate pentru fiecare serviciu precizat în capitolul din buget. Dacă nu a fost specificat pe factură, beneficiarul va ataşa o anexa cu detalierea acestor cheltuieli, care trebuie să conţina datele de identificare ale beneficiarului şi să fie semnată de emitentul facturii, precum şi de beneficiar.

În cazul achiziţiei de servicii, daca au fost emise mai multe facturi, valoarea tuturor facturilor trebuie să fie egala cu valoarea din devizul/devize financiar(e) de servicii aferente tranşei de plată.

În cazul achiziţiei de lucrări, dacă au fost emise mai multe facturi, valoarea tuturor facturilor trebuie să fie egala cu valoarea din situaţia centralizatorului de lucrări aferente tranşei de plată.

• Utilajele şi echipamentele fară montaj, mijloacele de transport, alte achiziţii specifice, precum şi dotările trebuie să fie achitate integral pentru a putea fi solicitate la plata în vederea decontării cheltuielilor eligibile, cu excepţia celor decontate în conformitate cu prevederile OUG 49/ 2015 (art. 21 ). Beneficiarii „Organizații de producători” nu vor putea solicita la plată în cadrul submăsurii 4.1a, rambursarea cheltuielilor aferente echipamentelor/utilajelor care au mai fost solicitate și prin Programele Operaționale ale organizațiilor de producători din sectorul fructe și legume. În cazul în care se constată că beneficiarul a solicitat prin Programele Operaționale ale organizațiilor de producători din sectorul fructe și legume, aceleași cheltuieli pentru achiziționare de echipamente/utilajele, acestea vor fi declarate neeligibile.

• Documentele de plată trebuie să îndeplineasca urmatoarele cerinţe:
  • documentul de plată confirmă că plata nu s-a efectuat în numerar;
  • documentele de plată sunt emise ulterior semnarii contractului de achiziţii;
  • să aibă semnătura băncii/trezorerie emitente şi semnătura beneficiarului proiectului, exceptând documentele de plată aferente plaţilor electronice;
  • să se menţioneze în clar numarul facturii sau contractului pe care le achită;
  • contul şi banca beneficiarului plaţii corespund cu datele din contractul de achiziţii/cesiunea de creanţăsau din adresa furnizorului din contractul de achizitii sau a cesionarului privind contul bancar al acestuia;
  • CEC-urile/ biletele la ordin trebuie să fie emise de beneficiarul proiectului, în numele furnizorului sau al cesionarului acestuia, fără să fie girate către terţi.

În cazul în care plaţile se efectueaza prin CEC-uri/ bilete la ordin, beneficiarul trebuie să prezinte Borderourile de încasare a acestor documente de plată, care trebuie să fie semnate de bancă/trezorerie.

În cazul în care plata se efectueaza prin acreditiv extern, trebuie ca la Dosarul Cererii de Plată beneficiarul să ataşeze copii după toate documentele solicitate de banca pentru transferul sumelor respective (conform contractului de credit).

Pentru plățile efectuate prin Trezorerie nu este necesară atașarea documentelor de plată. Pentru acestea se vor atașa obligatoriu extraselor de cont.

• Extrasele de cont (inclusiv cel pentru demonstrarea utilizării avansului acordat de AFIR) trebuie să îndeplineasca următoarele cerinţe:
  • să fie datate și de bancă (trezorerie) și emise pentru beneficiarului finanţării;
  • să ateste, valoric și ca dată, efectuarea plăților din documentul/documentele de plată corespondente.
  • să se menţioneze în clar numărul facturii sau contractului pe care le achită*;
  • numele, contul si banca beneficiarului platii corespund cu datele din contractul de achiziţii/cesiunea de creanţă sau din adresa furnizorului din contractul de achiziţii sau a cesionarului privind contul bancar al acestuia*.

*Aceste cerințe sunt obligatorii pentru extrasele de cont aferente plăților efectuate prin Trezorerie.

În cazul beneficiarilor care și-au luat angajamentul prezentării dovezii cofinanţării private a investiției, prin extras de cont și/ sau contract de credit acordat în vederea implementării proiectului, se va verifica daca totalul platilor efectuate in scopul proiectului (eligibile + neeligibile) de la momentul semnarii contractului de finantare si soldul contului prezentat la prima transa de plata, reprezinta cel putin 50% din valoarea cofinantarii private, astfel incat, sa se poata demonstra existenta si nu mentinerea cofinantarii private. Daca dovada cofinantarii s-a facut prin contract de credit, acesta nu se va mai depune la dosarul cererii de plata, ci se va verifica de catre experti in SPCDR, in modulul de contractare.

Extrasul de cont trebuie să fie emis cu cel mult 15 zile înainte de depunerea Dosarului cererii de plată și să îndeplinească cerințele menționate în prezenta Instrucțiune.

• Plaţile în cadrul unui contract de achiziţii trebuie efectuate conform clauzelor contractuale la  termenele şi valorile stabilite.

• Pentru bunurile importate direct de la furnizor, factura trebuie însotita de Declaraţia vamală, iar valoarea în euro din factura trebuie sa fie aceeaşi cu valoarea în euro a acestor bunuri din Declaraţia vamala la data înregistrarii în vamă.
• Datele menţionate în Raportul de execuţie trebuie sa fie reale şi să aibă acoperire în situaţia existentă la locul de implementare a proiectului.
• Lucrarile executate, bunurile livrate sau serviciile prestate trebuie sa corespundă cantitativ, calitativ din punct de vedere al caracteristicilor tehnice şi valoric ofertelor caştigatoare care au stat la baza contractelor încheiate între beneficiar şi furnizori. La ultima cerere de plată, toate lucrările prevazute prin proiect trebuie sa fie finalizate având proces verbal final de receptie (atât cele aferente cheltuielilor eligibile cât și cele aferente cheltuielilor neeligibile).
• În situația în care la o tranșă intermediară de plată, se solicită la plată bunuri care necesită montaj, iar montajul nu este realizat, dacă acest fapt conduce la imposibilitatea verificării existenței în integralitate a bunului/bunurilor achiziționate, cheltuielile aferente acestora vor fi declarate neeligibile. La ultima cerere de plată, toate bunurile trebuiesc montate si puse în funcțiune ( atât cele aferente cheltuielilor eligibile cât și cele aferente cheltuielilor neeligibile), cu exceptia celor prevazute în Anexa 5 privind valorile pentru costuri standard si contribuție în natură, care trebuie sa fie puse în funcţiune (sisteme/echipamente)/ plantate (material saditor)/ administrate pe teren (material fertilizant/dezinfectant), în momentul solicitării acestora la plată pe baza costurilor standard.

• Cererea de plată trebuie să fie completată, datată şi semnată (cu numele menţionat în clar) de reprezentantul legal al proiectului, având toate datele de identificare ale beneficiarului proiectului.

Pentru proiectele care au beneficiat de avans, valoarea finanţării nerambursabile solicitată de beneficiar pentru decontare la ultima tranşa de plată trebuie să acopere cel puţin valoarea avansului acordat.

Valoarea cheltuielilor generale ale proiectului (maximum 10% din totalul cheltuielilor eligibile pentru proiectele care prevăd construcţii-montaj şi maximum 5% pentru proiectele care prevăd investiţii în achiziţii, altele decât cele referitoare la construcţii-montaj), cum ar fi:

• taxe pentru arhitecţi, ingineri şi consultanţi,
• studii de fezabilitate,
• taxe pentru eliberarea certificatelor, avizelor şi autorizaţiilor necesare implementarii proiectelor, asa cum sunt ele menţionate în legislaţia naţională,
• achiziţionarea de patente şi licențe.

• Anexa la Cererea de plată – Identificarea financiară trebuie să fie completată, datată și semnată de banca/trezoreria beneficiarului finanţării, precum şi datată şi semnată de titularul contului.
• Declaraţia de cheltuieli trebuie să fie completată, datată si semnată de reprezentantul legal al proiectului.
• Contractul de vanzare-cumparare al masinii/utilajului/echipamentului agricol (în cazul achizițiilor directe prin utilizarea Bazei de date cu prețuri de referință conform Ordinului nr 1571/2014) este datat și semnat de furnizor și beneficiar și este însoțit de anexa la contract, precum și de certificatul de conformitate/declarația de conformitate al/a mașinii/utilajului/echipamentului agricol. Din anexa la contractul de vânzare-cumpărare rezultă detalierea standardului de echipare al mașinii/ utilajului/ echipamentului agricol (în cazul achizițiilor directe prin utilizarea Bazei de date cu prețuri de referință conform Ordinului nr. 1571/2014).
• Copia contractului de cesiune de creanță în baza căruia beneficiarul a efectuat plățile către cesionarii furnizorilor. Numele, contul și banca beneficiarului plății așa cum reies din ordinele de plată sau extrasele de cont trebuie să corespundă cu datele din contractul de cesiune de creanță. Contractele de cesiune de creanțe trebuie să fie datate și semnate cel puțin de cedent și cesionar.
• Raportul de execuţie trebuie să aiba toate rubricile completate, să fie datat şi semnat de reprezentantul legal al proiectului. Acest raport trebuie să descrie în general stadiul fizic de realizare al investiţiei. Pentru cheltuielile cu lucrări solicitate la plată, beneficiarul va completa și anexa la Raportul de execuție – Centralizatorul proceselor verbale. Centralizatorul trebuie să cuprindă toate procesele verbale aferente lucrărilor executate și solicitate la plată, ordonate logic și cronologic. Procesele verbale, inclusiv Programul de urmarire și control al calității lucrărilor (care trebuie să fie vizat de Inspecția de Stat în Construcții, semnat de reprezentantul legal al proiectului, de proiectant și executant) vor fi verificate la vizita pe teren.
• Fotografiile aferente lucrarilor, cu excepția ultimei tranșe de plată trebuie să fie relevante pentru execuția lucrărilor și în conformitate cu stadiului de realizare fizic declarat de beneficiar în Raportul de execuție AP 1.3. De asemenea, ele trebuie corelate cu situațiile de plată solicitate în cadrul tranșei de plată. Beneficiarul trebuie să atașeze la Dosarul Cererii de Plată (cu excepția tranșei finale) fotografii relevante ale investiției (se vor încarca în SPCDR în cazul depunerii online sau se depun pe suport magnetic în cazul depunerii DCP în format letric) care să evidențieze stadiul de execuție al lucrărilor, precum și să asigure identificarea acestora raportat la elemente fixe de pe teren (ex: stâlpi pentru rețele electrice, utilități, limite de proprietate – garduri, alte repere relevante pentru localizarea investiției etc.).
• Garanţia de bună execuţie pentru lucrari/servicii trebuie constituită în conformitate cu Contractul de lucrari/servicii (în favoarea beneficiarului finanţării). Garanţia poate fi constituită, fie prin emiterea unei scrisori de garanţie bancară, a unei poliţe de asigurare, a unui cec etc., fie prin constituirea acesteia prin reţineri succesive din tranşele de plată.
• Contractul de asigurare a lucrărilor pe perioada execuţiei lucrărilor (pentru beneficiarii care au achiziţii de lucrări realizate conform Legii 98/2016) se află în perioada de valabilitate. Garanția poate fi constituită fie prin emiterea unei scrisori de garanție bancară, a unei polițe de asigurare, a unui cec etc., fie prin constituirea acesteia prin rețineri succesive din tranșele de plataă
• Autorizaţia de construire şi Autorizaţia de construire pentru lucrările cu caracter provizoriu trebuie emise în conformitate cu legislația în vigoare (Legea nr. 50/1991, cu modificările şi completările ulterioare), să fie valabile pe toată durata execuţiei lucrărilor și valoarea menționată în conținutul lor trebuie să acopere valoarea lucrărilor solicitate la plată.
• Autorizaţia de construire pentru lucrarile cu caracter provizoriu este necesara în vederea organizării execuţiei lucrarilor de baza (organizare de şantier).
• Certificatele de calitate/conformitate pentru bunurile achiziţionate trebuie să fie datate și semnate după caz, de autoritatea emitentă. În cazul achiziţiilor directe prin utilizarea Bazei de date cu preţuri de referinţă conform Ordinului nr 1571/2014, marca şi modelul menţionat în Certificatul de conformitate/declaraţia de conformitate al maşinii/ utilajului/ echipamentului trebuie să fie identice cu cele menţionate în Baza de date cu preţuri de referinţă. În cazul în care documentul respectiv nu este emis de producător, autoritatea emitentă trebuie sa facă dovada că este importator/dealer autorizat al producătorului. Acest document va avea menţionată data emiterii şi perioada de valabilitate.
• Declaraţiile vamale pentru importurile directe de bunuri achiziţionate sunt ataşate la facturi (acolo unde este cazul). Aceste documente trebuie semnate de autoritatea emitentă (Importul reprezintă intrarea de bunuri din afara spaţiului comunitar).
• Ordinul de începere al lucrărilor (inclusiv pentru înfiinţarea plantaţiilor pomicole) este documentul care atestă momentul începerii executării lucrărilor. Data emiterii acestui document trebuie să fie anterioară întocmirii proceselor verbale de lucrări ascunse şi a proceselor verbale pe faze determinate (la prima cerere de plată).
• Procesele  verbale de recepţie la terminarea lucrărilor prezentate la ultima cerere de plată trebuie completate, datate și semnate .
• Procesele verbale de recepție, Procesele verbale de recepție parțială și procesele verbale de punere în funcțiune a bunurilor achiziționate trebuie completate, datate și semnate de furnizorul de bunuri și beneficiar.

– Beneficiarul trebuie să prezinte procese verbale de recepție parțială pentru bunurile a căror achiziție se derulează în etape succesive (Ex: linii tehnologice, echipamente, utilaje cu montaj la tranșele la care se achiziționează acestea).

– Procese verbale de punere în functiune a bunurilor achizitionate. Procesele verbale de predare – primire a serviciilor achiziţionate: proiect tehnic, caiet de sarcini, detalii de execuţie trebuie completate, datate și semnate.

• Devizele financiare pentru servicii trebuie să fie datate și semnate de furnizorul de servicii și de reprezentantul legal al proiectului. Acestea trebuie să fie în conformitate cu ofertele financiare prezentate de furnizorul de servicii și declarate câștigătoare.
• Situaţiile de plată pentru lucrări şi centralizatoarele situaţiilor de plată trebuie semnate cu numele menţionat în clar, ştampilate (după caz) şi datate de reprezentantul legal, de dirigintele de şantier (pentru care s-a prezentat certificatul de atestare) şi de executantul lucrărilor

Realizarea tuturor lucrărilor trebuie să se facă în conformitate cu Graficul de execuţie al lucrărilor. Dacă apar modificări, trebuie să se ataşeze la Dosarul Cererii de Plată actul adiţional de prelungire sau modificare a Graficului de execuţie.

Beneficiarul trebuie să incarce în SPCDR, odată cu Dosarul Cererii de Plată (cu excepția tranșei finale) fotografii relevante ale investiției astfel:

– Pentru lucrări: să evidențieze stadiul de execuție al lucrărilor (inclusiv cu organizarea de șantier). Fotografiile pentru lucrări se vor prezenta online, semnate și stampilate (după caz) de dirigintele de șantier;

– Pentru bunuri: să evidentieze, după caz, parametrii tehnici, kilometrajul, numărul orelor de funcționare, datele înscrise pe plăcuțele matricole, prezența plăcuțelor și a autocolantelor informative etc.

– cel puțin o fotografie cu panoul informativ publicitar, de tip panou stradal care să asigure și identificarea acestuia raportat la elementele fixe pe teren. Pentru DCP conforme, fotografiile realizate de beneficiar se vor scana și încărca în sistemul informatic SPCDR.

Costurilor standard şi contribuţia în natură

În cazul operațiunilor pentru care sprijinul se acordă în baza costurilor standard și contribuției în natură, valoarea cheltuielilor eligibile este egală cu suma valorilor pentru fiecare operațiune în parte, prezente în fișa submăsurii, indiferent dacă prețul efectiv de achiziție este mai mic sau mai mare decat valorile costurilor standard și contribuției în natură din fișa submăsurii 4.1a.

În cazul contribuției în natură, pentru care nu a fost efectuată nicio plată în bani justificată prin facturi sau documente cu valoare probantă echivalentă, se va verifica realizarea de către beneficiar a investițiilor respective, efectuate în regie proprie, cu solicitarea unor documente justificative pentru demonstrarea efectuarii investițiilor doar dacă este cazul, iar cuantumul se va stabili pe baza valorilor din tabelul Costuri standard și contribuție în natură din fișa submăsurii.

În situaţia în care pe parcursul execuţiei lucrarilor se impun modificări ale soluţiei din Proiectul Tehnic se vor întocmi şi prezenta urmatoarele documente:

• dispoziţia de şantier pentru execuţia lucrarilor întocmită de proiectant şi semnată de dirigintele de şantier, beneficiar şi constructor; aceasta dispoziţie de şantier este însoţită de memoriu justificativ întocmit de proiectant şi verificat de verificatorul de proiect, acolo unde este cazul;
• liste de cantităţi pentru lucrarile la care se renunţă întocmite de proiectant;
• listele de cantităţi pentru lucrări suplimentare întocmite de proiectant;
• nota de renunţare care trebuie să fie semnată şi de reprezentantul legal al proiectului, de dirigintele de santier, de proiectant ;
• nota de comanda suplimentara care trebuie să fie semnată de reprezentantul legal al proiectului, de dirigintele de santier, de proiectant;
• situaţiile de plată aferente notelor de comandă suplimentara trebuie să fie semnate de catre constructor, dirigintele de şantier şi beneficiar.

Cheltuielile “diverse şi neprevazute” se pot utiliza în condiţiile prevăzute de HG nr. 28/ 2008 privind aprobarea conţinutului cadru al documentaţiei tehnico – economice aferente investiţiilor publice, precum şi a structurii şi metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiţii şi lucrari de intervenţii, cu modificările și completările ulterioare/ / HG 907 din 2016 privind etapele de elaborare si continutul cadru al documentatiilor tehnico – economice aferente obiectivelor/ proiectelor de investitii finantate din fonduri publice, precum și în actele normative elaborate pentru aplicarea acesteia, şi trebuie să se încadreze în limita sumei disponibile în bugetul proiectului.

Din valoarea maxim disponibilă destinată pentru cheltuieli de natura “diverse şi neprevăzute” pot fi decontate, doar dacă apar, cheltuielile rezultate în urma modificărilor de soluţii tehnice, cantităţi suplimentare de lucrări ce se impun pe parcursul derulării investiţiei, precum şi cheltuielile de conservare pe parcursul întreruperii execuţiei din cauze independente de autoritatea contractantă.

Aceste cheltuieli pot fi decontate numai după ce actele adiţionale încheiate între beneficiar şi executantul de lucrari ce au ca obiect cheltuieli de natura “diverse şi neprevăzute” și documentațiile care au stat la baza întocmirii lor au fost verificate conform listei de verificare specifică din Manual de proceduri pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică pentru proiectele finantate prin PNDR.

Pentru cheltuieli de natura „diverse si neprevazute” beneficiarul trebuie sa prezinte in Dosarul Cererii de Plata urmatoarele documente:

• situaţiile de plată care să cuprindă cantitățile de lucrări executate a căror valoare face obiectul cheltuielilor de natura “diverse și neprevăzute” sau situații de plată distincte cu cantitățile de lucrări executate a căror valoare face obiectul cheltuielilor de natura “diverse și neprevăzute”, dacă este posibil, pentru lucrarile diverse şi neprevăzute executate care trebuie să fie semnate de către constructor, dirigintele de şantier şi beneficiar;
• devizele financiare pentru servicii, care să cuprindă cheltuielile de natura “diverse și neprevăzute”, dacă este cazul, completate, datate, semnate şi stampilate, dupa caz, de furnizorul de servicii şi semnate de beneficiarul proiectului;
• să apara distinct pe factura de servicii/lucrari menţiunea referitoare la “cheltuielile diverse şi neprevăzute”;

Cheltuielile de consultanţă şi pentru managementul proiectului se decontează proporţional cu valoarea fiecarei tranşe de plată aferenta proiectului, cu excepţia tranşei finale unde se pot deconta până la 100% din valoarea rămasă de decontat.

Cheltuielile cu dirigenția de șantier și cu asistența tehnică se decontează proporțional cu valoarea lucrărilor executate conform proiectelor tehnice și detaliilor de execuție.

• Contractul de leasing financiar este aferent bunurilor solicitate la plată, este încheiat pe numele beneficiarului, are precizata valoarea şi este semnat de ambele parţi iar termenul de finalizare a contractului de leasing, nu depaseste termenul pentru depunerea ultimei tranşe de plata conform prevederilor contractului de finantare/actelor adiţionale. Totodată se va depune și documentul prin care se va face dovada constituirii dreptului de proprietate al beneficiarului asupra bunului respectiv.

• Documente emise de autoritatile de mediu, sanitar si sanitar veterinara se vor prezenta, după caz, de catre beneficiar la ultima cerere de plată, dupa finalizarea investiţiei realizata prin Program FEADR.

Acestea trebuie să fie emise în conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare si a Protocoalelor incheiate intre AFIR si Ministerul Sanatatii, Autoritatea Nationala Sanitara-Veterinara si pentru Siguranta alimentelor si Ministerul Mediului Apelor si Padurilor

• Declaratia pe proprie raspundere a beneficiarului AP 1.4 trebuie completată, datată şi, semnată de beneficiar (la fiecare cerere de plată).

• Se verifica existența documentului care atesta formarea profesionala in domeniu la ultima transa de plata, în situatia in care acest document nu a fost depus la Cererea de Finantare sau încheierea contractului de finanţare, conform mentiunilor din formularul E1.2..

• Copiile documentelor contabile: situatia contului 4751, Registrul jurnal de incasari si plati, Balanta de verificare, Fisa mijlocului fix, după caz, semnate de beneficiar (cu excepția Dosarului Cererii de plata transa unică/ finală)

• Fișa de verificare a conformității DCP trebuie sa fie semnată și datată de reprezentanții GAL și depusa odata cu Cererea de plată, iar concluzia verificării trebuie sa fie ,,conform” sau răspunsul emis de GAL/ AFIR în urma contestației este unul favorabil. Beneficiarii submăsurii 19.2 au obligația de a depune toate cererile de plată inițial la GAL pentru efectuarea conformității (cu excepția proiectelor în cadrul cărora GAL este beneficiar), iar ulterior, la dosarul cererii de plată se va atașa și fișa de verificare a conformității emisă de GAL. Alte documente justificative specificate (dupa caz) în cererea de plată trebuie datate si semnate .
• In cazul proiectelor care prevad doar achizitii de utilaje agricole nu este necesara prezentarea documentelor emise de DSVSA si DSP.
• Este necesara prezentarea unui document emis de DSVSA care trebuie sa confirme inregistrarea mijloacelor de transport alimente/ animale .

Pentru investitiile care prevad atat achizitia de utilaje agricole cat si utilaje necesare procesarii, documentul emis de DSVSA va trebui sa ateste conformitatea proiectului cu legislatia in vigoare pentru domeniul sanitar veterinar si siguranta alimentelor si trebuie sa faca referire clar si la activitatea de procesare.

Beneficiarul are obligaţia de a ţine o evidenta contabilă analitica pentru proiectul finanţat prin Programul FEADR.

Beneficiarul trebuie să puna la dispozitia experţilor verificatori din cadrul AFIR documente din contabilitatea acestuia.

Daca în urma verificarii Dosarelor cererilor de plată beneficiarul nu este de acord cu cheltuielile declarate eligibile şi decontate, acesta poate depune/transmite online la OJFIR/ CRFIR-ul de care aparţine, în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea Notificării beneficiarului cu privire la confirmarea plății, o adresa prin care sa conteste modul de verificare a eligibilităţii cheltuielilor.

 Cu exceptia documentelor emise de autoritatile de mediu, sanitar si sanitar veterinare si a celor prin care trebuie sa se faca dovada indeplinirii criteriilor pentru care s-a primit punctaj, sau sunt mentionate in SDL si in situații justificate, la depunerea ultimei cereri de plată beneficiarul poate atașa în locul documentelor menționate mai sus, documente doveditoare a iniţierii demersurilor necesare obținerii lor și Angajamentul beneficiarului cu privire la prezentarea unor avize/ autorizații/certificate AP 1.4.1, cu condiţia prezentării lor la OJFIR/CRFIR în maxim 12 luni de la primirea Notificării beneficiarului cu privire la confirmarea plății.

Dovada inițierii demersurilor poate fi făcută, de exemplu, prin: prezentarea adresei de înaintare a documentației specifice cu numărul și data de înregistrare al autorității sau prezentarea unei adrese emise de autoritatea în domeniu care să confirme că demersurile pentru obținerea documentului/ avizului/ autorizației au fost inițiate.